Compartir y asignar permisos

Selecciona Compartir en la parte de superior de cualquier página para:

• Invitar a alguien a la página.

• Comprobar y cambiar quién tiene acceso a la página y con qué nivel de permisos cuenta.

• Copiar el enlace de la página para compartirlo con otras personas.

• Abrir la pestaña Publicar para compartir una página en la web. Descubre más aquí →

En ciertas ocasiones, quizá quieras compartir una página solo con algunos miembros de tu espacio de trabajo; por ejemplo, para compartir un documento para una reunión individual con tu manager o notas para el equipo de un proyecto pequeño. Para compartir una página con personas especificas:

1. Selecciona Compartir en la parte de superior de una página.

2. Busca y selecciona los nombres de los miembros/grupos de tu espacio de trabajo con quienes quieres compartir la página. También puedes invitar personas que no estén en tu espacio de trabajo ingresando su dirección de correo electrónico.

3. Abre el menú desplegable al lado de los nombres de las personas que estás invitando y después, selecciona un nivel de permiso.

4. Selecciona Invitar.

Cuando compartas una página con miembros específicos del espacio de trabajo, aparecerá en la sección Compartido de la barra lateral. Descubre más sobre las secciones de la barra lateral aquí →

Los espacios de equipo son un área específica para cada equipo dentro de tu organización o empresa. Cada espacio de equipo tiene sus propios niveles de permiso y miembros, que los propietarios del espacio pueden personalizar. Descubre más sobre agregar miembros y asignar permisos en espacios de equipo →

Existen dos maneras de compartir páginas de Notion con un espacio de equipo del que formas parte:

• Coloca el cursor sobre el nombre de un espacio de equipo predeterminado en tu barra lateral y crea una nueva página dentro de este espacio de equipo haciendo clic en el símbolo + que aparece.

• En la barra lateral, arrastra una página a un espacio de equipo.

Los invitados son personas que no forman parte de tu espacio de trabajo de Notion. Por ejemplo, un colaborador externo o un cliente con el que estás trabajando. Descubre más sobre los invitados aquí →

Una vez que hayas invitado a alguien a tu página, recibirá un correo electrónico con un enlace a la página. Para acceder a tu página, el invitado necesitará tener su propia cuenta de Notion.

Puedes administrar el acceso general a tu página seleccionando Compartir en la parte superior de una página y configurando Acceso general. Aquí puedes compartir tu página con:

• Solo personas invitadas: esto significa que solo tú y las personas que invites pueden acceder a tu página.

• Todas las personas en {tu espacio de trabajo}: esto significa que otros miembros del espacio de trabajo pueden acceder a tu página mediante la función de búsqueda o el enlace.

  • Abre el menú desplegable junto a Todas las personas en {tu espacio de trabajo} y activa Ocultar en la búsqueda para ocultar esta página en los resultados de búsqueda para cualquier usuario que no haya visitado la página antes o que aún no tenga el enlace a esta.

• Cualquier persona en la web con el enlace: esto significa que cualquier persona que tenga el enlace a tu página puede acceder a ella, incluso si no forma parte de tu espacio de trabajo o no es usuaria de Notion. Ten en cuenta que los visitantes de la página deberán iniciar sesión en Notion si quieren comentar o editarla.

  • Si quieres que el acceso a este enlace caduque en algún momento, abre el menú desplegable junto a Cualquier persona en la web con el enlace. Abre el menú desplegable junto a El enlace caduca y selecciona una hora o fecha.

  • Los propietarios de espacios de trabajo en el plan Enterprise pueden deshabilitar estos enlaces públicos para compartir accediendo a Configuración → Seguridad y activando la opción Desactivar la publicación de sitios, formularios y enlaces públicos.

Puedes asignar un nivel de acceso distinto para cada grupo de personas al que otorgues acceso general.

Para cada persona, grupo o espacio de equipo con quien compartes una página, puedes asignar un distinto nivel de permiso. Así podrás mantener la privacidad de tu información privada y ejercer un control máximo y preciso sobre tu trabajo.

Estos son los distintos niveles de permiso en Notion:

• Acceso completo: las personas con acceso completo a una página pueden editar cualquier contenido que contenga y compartirla con quien quieran.

• Puede editar: selecciona este nivel de acceso para personas y grupos que deben poder editar el contenido de la página, pero no compartir la página con otras personas.

• Puede editar contenido: este nivel de permiso solo está disponible en páginas de base de datos. Las personas con este nivel de acceso pueden crear y editar páginas dentro de la base de datos y editar valores de propiedad para dichas páginas. Sin embargo, no pueden cambiar la estructura de la base de datos ni sus propiedades, vistas, órdenes o filtros. Descubre más sobre las bases de datos aquí →

• Puede comentar: selecciona este nivel de acceso para personas y grupos que solo deben poder comentar en una página. No podrán editar ni compartir el contenido.

• Puede ver: las personas con este nivel de acceso pueden leer el contenido de la página, pero no comentarlo ni compartirlo.

Las personas pueden realizar distintas acciones en un espacio de trabajo, dependiendo del rol que desempeñen. Para más información, lee este artículo →

Para cambiar el nivel de permiso de una persona para un página específica:

1. Selecciona Compartir en la parte superior de la página.

2. Abre el desplegable junto al nombre de una persona, grupo o espacio de equipo con el que se compartió la página.

3. Selecciona un nivel de permiso.

¿Ves a otras personas en una página que no querías compartir? ¿Quieres hacer que una página sea privada? Puedes dejar de compartir tus páginas con otras personas de varias maneras:

• En la barra lateral, arrastra una página a la sección Privado para que solo tú puedas verla.

• Haz clic en Compartir en la parte superior de una página. A continuación, abre el menú desplegable junto a un espacio de trabajo, grupo o persona que actualmente tengan acceso y selecciona Eliminar.

Si tu base de datos tiene al menos una propiedad de persona, podrás asignar permisos específicos a las personas de esa propiedad. Por ejemplo:

• Podrías tener una base de datos de tickets de TI en la que los creadores puedan editarlos, pero sin cambiar por error los tickets creados por otras personas.

• Puede que trabajes en RR. HH. y trates con muchos candidatos, pero quieres que solo los responsables de contratación vean la información de sus candidatos.

• Es posible que trabajes con un equipo de contratistas que solo puedan ver y editar sus propias tareas en una base de datos.

Los permisos que asignes a través de una propiedad de persona se aplicarán en todas las vistas de tu base de datos. También se reflejarán en las vistas vinculadas de la base de datos.

Para establecer permisos para una propiedad de Persona o una propiedad Creado por:

1. Abre una base de datos. Esta debe ser la base de datos de origen y no una vista vinculada de la misma.

2. Haz clic en Compartir en la parte superior de la base de datos.

3. En Acceso a nivel de página, selecciona Agregar una nueva regla.

4. Selecciona una propiedad de Persona o Creado por en tu base de datos.

5. Selecciona un nivel de acceso.

6. Selecciona Crear regla.

Si tu base de datos contiene varias fuentes de datos, cada fuente de datos puede tener sus propias reglas de permisos. Podrás alternar entre las fuentes de datos cuando establezcas estos permisos en el menú Compartir.

Puedes crear nuevos permisos para propiedades de Persona adicionales en tu base de datos haciendo clic en Agregar una nueva regla.

La forma en que los demás pueden interactuar con el contenido de una base de datos una vez que hayas asignado el acceso a nivel de página depende de si tienen acceso a la base de datos o no.

Si alguien tiene acceso a la base de datos

Supongamos que tienes Acceso completo a una base de datos de tareas. Tu subordinada directa, Ana, tiene el nivel de acceso Puede comentar.

A continuación, creas una regla de acceso a nivel de página que otorga a las personas de la propiedad de persona Responsable el permiso Puede editar. Asignas la Tarea 1 a Ana.

Además de poder ver y comentar todas las páginas de la base de datos, Ana ahora también puede editar la Tarea 1 como resultado de la regla de nivel de página.

Si alguien no tiene acceso a la base de datos

Supongamos que tienes Acceso completo a una base de datos de tareas. Nadie más tiene ningún nivel de acceso.

A continuación, creas una regla de acceso a nivel de página que otorga a las personas de la propiedad de persona Responsable el permiso Puede editar. Asignas la Tarea 1 a Ana. Si Ana intenta visitar tu base de datos de tareas, recibirá un mensaje de error. Esto se debe a que no tiene acceso a tu base de datos de tareas y solo tiene acceso a la Tarea 1. Hay dos formas en que Ana podrá ver y trabajar en la Tarea 1:

1. Cuando asignes a Ana a una tarea y le concedas acceso a través de una regla de nivel de página, Ana recibirá una notificación en Notion indicándole que se le asignó la Tarea 1. A continuación, podrá abrir la tarea desde su bandeja de entrada.

2. Crea una vista vinculada de tu base de datos de tareas en una página y dale a Ana acceso a esa página. Ana podrá acceder a la Tarea 1 y editarla en la vista vinculada. Además, cualquier otra tarea que le asignes a Ana en esa base de datos será accesible a través de la vista vinculada.

Para crear una vista vinculada de una base de datos:

1. En una página, escribe/vinculada.

2. En el menú de barra diagonal, selecciona Vista vinculada de la fuente de datos.

3. En el menú que aparece, busca y selecciona la base de datos que quieres vincular.

4. La base de datos que selecciones se mostrará como una copia del original, que se puede filtrar y ordenar de manera diferente sin cambiar el original.

Como Ana solo tiene acceso a sus tareas a través de reglas de acceso a nivel de página, no podrá crear páginas nuevas en la base de datos. Para permitir la creación de una nueva página, deberás crear un formulario.

Para eliminar una regla de permisos para una propiedad de Persona o Creado por específica:

1. Haz clic en Compartir en la parte superior de la base de datos.

2. Abre el menú desplegable de una regla existente.

3. Selecciona Eliminar regla de permisos.

Si creas una subpágina dentro de una página, esta subpágina tomará los permisos de su página principal. Para modificarlo, entra a la subpágina y actualiza los permisos desde allí.

Los propietarios del espacio de equipo pueden configurar los permisos predeterminados para contenido en su espacio de trabajo. Esto será el caso para cada nueva página creada en el espacio de equipo, y si quieres modificarlos, tendrás que hacer los cambios a nivel de página.

Notion respeta el nivel de acceso más amplio otorgado a un usuario. Por ejemplo, supongamos que le das al miembro A permisos Puede ver en una página. Si luego otorgas acceso completo a todos los usuarios de tu espacio de trabajo, el Miembro A también obtendrá acceso completo porque forma parte de tu espacio de trabajo.

Además, al mover una página compartida a la sección Privado de la barra lateral, anularás todas los permisos de las demás personas para esta página. Nota: esta anulación de permisos solo se realizará para la página principal; los permisos otorgados para las subpáginas no se modificarán.

Si por su configuración, una página es accesible para Cualquier persona con un enlace, hay que tener en cuenta que incluso quienes no tengan el enlace directo pueden llegar a tener acceso en algunos casos, como:

• La página se menciona o vincula desde otra página compartida de forma más amplia.

• La página usa una relación bidireccional que vincula a otra página compartida de forma más amplia.

• La página está anidada dentro de otra página que fue compartida más ampliamente.

Puedes saber quién más tiene acceso a una página porque sus fotos de perfil se pueden ver en la barra de la parte superior de la página.

• Si una persona no está mirando la página en ese momento, su avatar aparece opaco.

• Si la persona está en la página en ese momento, el avatar se muestra nítido.

• Al pasar el cursor sobre un avatar, verás el nombre y el correo electrónico de esa persona, además de la hora a la que estuvo por última vez en la página.

• Al hacer clic en un avatar activo, llegarás a la parte de la página donde esta persona está leyendo o escribiendo.

• Si hay varias personas colaborando en la misma página al mismo tiempo, verás que sus avatares se mueven junto a los bloques que cada una está mirando o editando.

• Haz clic en ••• en la esquina superior derecha de cualquier página y desplázate a la parte inferior del menú emergente. Verás quién editó la página por última vez y cuándo.

Si abres una página a la que no tienes acceso, puedes seleccionar Sin acceso en la página para enviar una solicitud. Esto notificará a los creadores o editores de la página, quienes pueden optar por aceptar o rechazar tu solicitud de acceso.

Si tienes acceso de vista o comentario a una página y quieres acceso de edición:

1. Abre la página y selecciona Compartir.

2. En la pestaña Compartir, verás qué nivel de permisos tienes actualmente. Abre el menú desplegable junto a esta información.

3. Selecciona Solicitar acceso de edición.

Esta solicitud irá al creador de la página, quien puede aceptarla o ignorarla. Se te notificará una vez que se acepte tu solicitud: intenta actualizar la página si no puedes editarla.

Si eres propietario de un espacio de trabajo en un plan Enterprise, puedes controlar cómo y en qué medida se comparten contenidos mediante configuraciones de seguridad adicionales. Descubre más sobre estas funciones aquí →

Para ver estos ajustes, dirígete a Configuración en la barra lateral y selecciona Seguridad.